Wat zijn KPIs? Welke KPIs moet ik gebruiken? Hoe bouw ik een KPI Framework op?

Het zijn vragen die we steeds vaker te horen krijgen. Om je het leven een stuk makkelijker te maken, zetten we voor jou de antwoorden op een rijtje.


Bovendien leggen we je uit hoe jij je eigen KPI Framework kan opbouwen in 4 stappen. Maar laat ons eerst even kort kennismaken met wat KPIs nu eigenlijk net zijn.

 

Een korte introductie tot KPIs

Wat zijn KPIs?

Een KPI staat voor Key Performance Indicator. Een key performance indicator is een meetbare waarde die aantoont hoe efficiënt je organisatie naar bepaalde bedrijfsdoelstellingen toewerkt.

 

Er zijn hoofdzakelijk twee soorten KPIs:

 

  1. Output KPIs – Dit zijn de belangrijkste KPIs, aangezien ze betrekking hebben tot het eindresultaat waar je naar op zoek bent. Bijvoorbeeld ‘meer naamsbekendheid’.
  2. Input KPIs – Dit is waar je kijkt naar de acties die je onderneemt om een bepaalde output te verkrijgen. Eerder dus het middel om tot een bepaald doel te geraken. Stel dat je dus op zoek bent naar meer naamsbekendheid, dan zou je input KPI ‘aantal bereikte mensen’ kunnen zijn.

 

Die definities zijn allemaal leuk en wel. Het belangrijkste is dat je weet dat KPIs een communicatievorm zijn. Dat betekent dat ze net aan dezelfde voorwaarden van goede en efficiënte communicatie moeten voldoen: kort, relevant en duidelijk.

 

Welke KPIs moet ik gebruiken?

Een andere goede vraag. Helaas bestaat daar geen eenduidig antwoord op.

 

Als het neerkomt op het ontwikkelen van een systeem om goede en relevante KPIs te vinden en te gebruiken voor jouw bedrijf, begin je best bij het definiëren en begrijpen van je bedrijfsdoelstellingen.

 

Hoe bouw ik een KPI Framework op?

Bij SPARK bouwen we een KPI Framework op in 4 stappen:

 

  1. Heldere ‘objectives’ formuleren
  2. Doelstellingen voor elk ‘objective’ definiëren
  3. KPIs vasthangen aan die doelstellingen
  4. Meetbare parameters definiëren om succes te meten

 

Dat lijkt simpel, maar helaas is “soft work” vaak toch moeilijker dan het lijkt. Dus laat ons dieper in elke stap duiken.

 

Hoe bouw je een KPI Framework op?

Stap 1 – Formuleer duidelijke objectieven

 

Een duidelijk objectief uitschrijven is een van de belangrijkste – zo niet hét belangrijkste – onderdelen tijdens de opbouw een KPI Framework.

 

Om een duidelijke objectieven te bekomen, moet je jezelf één cruciale vraag stellen: “waarom?”

 

Die vraag beantwoorden is vaak moeilijk omdat het meer denkwerk vereist dan je initieel zou verwachten.

 

Laat ons voor nu doorgaan met high-level objectives zoals: het ‘verhogen van naamsbekendheid’ en ‘het genereren van meer leads’.

 

Stap 2 – Identificeer doelstellingen voor elk objectief

Doelstellingen zijn hier acties die je wilt ondernemen om je objectieven te halen.

 

Doelstellingen om meer leads aan te trekken kunnen acties zijn zoals:

  1. Meer leads capteren door
  2. Het verschaffen en aanbieden van relevante informatie over je producten of diensten.

 

Doelstellingen om naamsbekendheid te verhogen kunnen zijn:

  1. Online / offline advertenties versterken

 

 

Deze doelstellingen scheppen duidelijkheid over wat er concreet moet gebeuren om je objectieven te halen. Toch blijven dit vrij grote brokken die niet erg behapbaar zijn als marketer of zaakvoerder. Bovendien blijft de vraag “wat moet ik nu concreet gaan meten?” tot nog toe onbeantwoord.

 

En dat is waar stap 3 nodig is.

 

Stap 3 – Identificeer je KPIs

 

KPIs definiëren kan best tricky zijn. Het sleutelwoord in KPI is “key” (niet bedoeld als woordspeling) omdat elke KPI vast moet hangen aan een specifieke business outcome met performance als maatstaf. KPIs worden vaak verward met business metrics. Hoewel ze in eenzelfde spirit gebruikt worden, definieer je KPIs aan de hand van cruciale business objectives.

 

Eigenlijk kan je het identificeren van je KPIs vergelijken met het dashboard van je auto. Het dashboard van een auto toont je de essentiële informatie over je rit. KPIs doen net hetzelfde voor je business objectives.

 

Dus: welke essentiële informatie heb je nodig om de vooruitgang richting dat objectief te meten?

 

Dat lijkt misschien een makkelijke vraag om te beantwoorden en je hoofd is mogelijks momenteel op volle toeren aan het draaien met al die mogelijke KPIs die je graag het leven in wilt roepen. Maar wacht daar nog heel even mee.

 

Het is super belangrijk de juiste KPIs te identificeren, aangezien het zal bepalen hoe je ‘succes’ definieert naar bepaalde doelstellingen toe. Door flauwe KPIs uit te kiezen meet je soms ‘succes’, terwijl je eigenlijk niets bereikt.

 

Laten we kijken naar een voorbeeld:

 

Objective: Naamsbekendheid verhogen

Goal: Online / offline advertising versterken

 

Je zou kunnen kiezen voor een KPI als ‘aantal impressies’ om awareness te meten.

 

Maar wat vertelt # impressies jou precies? Het toont hoe vaak je advertenties vertoond werden aan bepaalde mensen op het web, ja. Hoe groter het nummer, hoe vaker je advertenties vertoond werden. Maar deze KPI vertelt je niets over de kwaliteit van de doelgroep die je bereikte, en dus de manier waarop je hen target.

 

Een betere metric om te tracken zou zijn: # sessies uit direct verkeer.

Dit doet de echte impact van je inspanning op brand awareness uit de doeken. Als dit cijfer omhoog gaat, mag je er van overtuigd zijn dat meer mensen je merknaam hebben leren kennen.

 

Dus, kies voor coole KPIs die écht het succes of falen van een actie onthullen.

 

Blijf je het moeilijk vinden om heldere KPIs te definiëren? Bekijk dan zeker onze cheat sheet.

 

Stap 4 – Hang meetbare metrics vast aan je KPIs

 

In het geval van onze oefening, zou dat er ongeveer als volgt uitzien:

 

Et voilà. Je hebt zonet je eerste KPI Framework opgebouwd. Proficiat!

 

Alleen stopt het werk niet hier. KPIs en het Framework zijn geen statisch gegeven. Je moet ze altijd up to date houden en veranderen als dat nodig is. Als je KPIs definieert om ze daarna in de vergeetput te steken, riskeer je business objectieven achterna te gaan die niet relevant meer zijn voor je bedrijf.

 

Maak er dus een gewoonte van om je KPIs met enige regelmaat te evalueren om te kijken of ze nog steeds relevant zijn.

Succes!

 

– Arend Verschueren